Jet de Ranitz: Hoe geef ik Inholland weer zelfvertrouwen?

Jet de Ranitz was (tot april ‘20) voorzitter van het CvB van Hogeschool Inholland. Samen met Marcel heeft ze in die jaren gewerkt aan een traject om via houding en gedrag de Inholland strategie te realiseren.

Zelfvertrouwen

Inholland is een heel mooie hogeschool. Maar toen ik hier kwam, was dat niet ieders overtuiging en de mensen waren onzeker over het bestaansrecht. Mijn persoonlijke ambitie is om hen weer het zelfvertrouwen te geven dat ze het heel goed doen en dat met overtuiging aan de buitenwereld laten zien. Daarmee creëren we ruimte om onszelf verder te verbeteren ten bate van alle studenten. 

Concreet aan de slag

Hoe kunnen we concreet aan de slag op basis van de strategie om echt stappen te zetten? Hoe gaan we met elkaar om, gelet op wat we willen bereiken? Marcel Collignon heeft daartoe verschillende sessies begeleid in diverse samenstellingen met het College van Bestuur, de zes directeuren en stafhoofden, de medezeggenschapsraad en de Raad van Toezicht. 

Marcel helpt me denken

Uiteraard ben ik de eigenaar van het proces, de leider, maar Marcel laat mij nadenken welke stappen passend zijn. Hij bespoedigt en vergemakkelijkt dit door een bepaalde rol, interventie of oefening te kiezen. Hij is niet heel nadrukkelijk aanwezig en echt gericht op het faciliteren van het gesprek van het moment. 

Maar het meest heb ik aan hem als sparringpartner in de momenten in het voortraject waarin ik zelf nog moet bedenken wat wil ik en wat ik nodig heb. Hij denkt goed mee in welke rol ik heb in het gesprek, over welke issues het gaat, wat eruit moet komen, wat hij als facilitator kan doen om het gesprek zo goed mogelijk te voeren, zodat ik weer een stap verder kom. Hij helpt me denken.

Als de trein eenmaal op de rit is, vind ik het fijn dat ik in mijn eigen rol kan blijven en niet daarnaast me ook nog druk moet maken om het proces.

Elkaar inzicht geven

Tijdens de meest indrukwekkende sessie heeft Marcel het college in het midden van de ruimte gezet en de directeuren en stafhoofden eromheen: de  'fish bowl'. In die configuratie hebben we een gesprek opnieuw gevoerd dat we al eerder gehad hadden. Echt exact hetzelfde met alle ongenuanceerde uitspraken die erbij hoorden, om met de groep te delen wat onze zorgen, overwegingen en angsten waren. De rest keek mee hoe het is om op onze stoel te zitten. Vervolgens is buitenring in het midden gezet en waren zij aan de beurt. Ik speelde mezelf en zat net als iedereen op eigen stoel. Op deze manier gaven we elkaar inzicht in wat ons bezig hield.

Dilemma's

We liepen vast in een wij-zij-discussie als college tegenover de directeuren en stafhoofden, terwijl niemand dat eigenlijk wil, want we staan allemaal voor dezelfde zaak. Door in de fish bowl dilemma's te benoemen krijg je inzicht in elkaars perspectief en problematiek, omdat elk van onze rollen echt anders is. De tegenstellingen die we ervaren hebben te maken met die rol en hoe je er invulling aan geeft. Door het zichtbaar te maken, kwamen we beter in gesprek  en leerden we ook voor de toekomst een betere manier om dat te tackelen.

Fishbowl

Een blauw verzoek

Een andere keer hadden we enkele afdelingen gevraagd om bepaalde gegevens te verzamelen en van duiding te voorzien. Stafleden gingen naar eer en geweten aan de gang om dat in de organisatie op te halen, met een bepaalde opvatting over de opdracht die niet bleek te stroken met onze intentie. Dat heeft toen geleid tot veel wrijving bij de domeindirecteuren. 

Als je dat allemaal afpelt, bleek dat onze intentie onduidelijk was, waardoor weerstand ontstond. Ons verzoek kwam heel blauw over, we vroegen cijfers zonder dat helder was waar het voor diende, de directeuren voelden zich in hun eer aangetast en gepasseerd. Waarom is dit niet via ons gegaan? Terwijl wij dachten dat we het goed hadden afgesproken. 

"Waar bemoei je je mee?"

In plaats van terug te gaan en ons te bevragen, gingen ze met tegenzin toch aan de slag en uiteindelijk begreep niemand meer waarvoor we het aan het doen waren. Er ontstond irritatie over nut en noodzaak. Uiteindelijk vroegen ze: "College waar bemoei je je mee? Is dit wel nodig?" De inhoud waarom je er ooit over begon is dan heel ver weg. 

We wilden inzicht in bepaalde verschillen in de organisatie, die wilden we begrijpen, maar ze dachten dat we daaraan acties wilden verbinden - wat niet zo was. Opvragen van gegevens alleen leidde tot defensief gedrag: als ik dat ga geven krijg ik van alles op mijn bordje. Dat was niet zo, maar daar hadden we het onvoldoende over gehad.

Daardoor kwam onze vraag heel controlerend over. De onvrede die dit opleverde werd niet terug gerapporteerd en daardoor duurde het heel lang voordat wij het doorhadden. De staf van centraal en decentraal werden boos op elkaar, terwijl het eigenlijk iets was tussen de directie en het College van Bestuur. En ook wij zaten vast in de verkeerde beelden over elkaar.

Irritatie en intentie, ontlading op de heisessie

Terwijl iedereen aan alle kanten in de irritatie schoot, kwam die heisessie. Daarin heeft Marcel ons vanuit onze eigen rol laten vertellen wat onze intentie was, wat we gedaan hebben en waarom. Iedereen heeft de eigen rol belicht en toen was de miscommunicatie niet meer te ontkennen. Alle deelnemers konden daaruit hun eigen verbeterpunten halen. Het werd bijna komisch, want het onderwerp zelf was niet eens heel erg belangrijk maar het werd veel groter dan het had moeten zijn omdat iedereen een verkeerde conclusie had getrokken.

Vertrouwen

We zijn dus ook met ons vertrouwen aan de slag gegaan en zitten nu in een heel ander stadium. Nu schenken we allemaal wel meer aandacht aan het proces. Als ik vergelijkbare vragen stel, leg ik betrokkenen uit waarom ik het wil weten en wat ik er wel en niet mee ga doen. Ook bespreek ik nu wat de ander eraan heeft en wat de toegevoegde waarde is voor de ander en voor de organisatie. Samen kunnen we dan afstemmen wat de beste manier is om het voor elkaar te krijgen en of het de moeite is. 

Jet de Ranitz is inmiddels benoemd tot voorzitter van CvB van SURF. Met inholland gaat het heel erg goed, ook volgens de studenten zelf, zie de keuzegids HBO 2019