Bert Kamminga: Verantwoordelijkheid loslaten, maar wie pakt het dan op?

Binnen een jaar ben ik met pensioen

"Een jaar voor mijn pensioen bereid ik een werksessie voor omdat het functioneel beheer van de vergunning- en handhavingsapplicatie niet goed loopt", begint Bert Kamminga van Rijkswaterstaat. "De managers waarmee ik werk schuiven elkaar de bal toe en willen geen verantwoordelijkheid nemen. Tegelijk loop ik er tegenaan dat ik voortdurend alles oplos en het gevoel heb gebruikt te worden als het afval putje. Terwijl ik straks bij mijn pensioen word vervangen door Suzanne, die maar 30 uur werkt."

"Marcel ken ik nog van de duurzaamheidssessies in het verleden. Hij vraagt door als hij voelt dat er nog iets extra's nodig is, hij legt niet de vinger op de zere plek, maar drukt er met zijn hele duim op – altijd met een glimlach. En dan komt het er pas uit."

"Ik begin met: wat is het probleem? Dan voel ik dat er nog wat ‘onder’ het antwoord zit en dan ga ik echt duwen, met die duim, ja", bevestigt Marcel Collignon, facilitator van Sustainable Change.   

Ze komen voor van alles bij mij

Bert: "Ik weet wel dat het niet goed zit, maar niet precies waar het probleem ligt. Als Marcel dan gaat doorvragen, blijkt mijn probleem “dat ik het eindstation ben”. Voor alles wat ze zelf niet opgelost krijgen, komen ze bij mij. Marcel visualiseert dat door de opstelling in de ruimte, en dan wordt het klip en klaar: alle wegen leiden naar mij, of je het nu aan een functioneel beheerder vraagt, een projectondersteuner of een leidinggevende. 

En het is nog maar een jaar voor mijn pensioen; straks ben ik er niet meer. Als een vader voel ik mij verantwoordelijk voor het goed functioneren van het hele systeem en doe er alles aan om de hele boel te redden. Die visualisatie is dan best confronterend. Marcel haalt er altijd meer uit dan ik in eerste instantie verwacht. Hij faciliteert de situatie en zet mensen aan het denken. En hij houdt mij een spiegel voor."

"Ik ondersteun de gebruikers van de applicatie in het land, dat zijn 3 tot 400 mensen van vergunningverlening en handhaving bij de regionale diensten van Rijkswaterstaat. Ik help hen de software toe te passen. Ik noem mij zelf intermediair tussen gebruikers, de beheerorganisatie  en de leverancier en bouwer van de software", legt Bert uit. "Dit doe ik niet alleen voor Rijkswaterstaat, maar adviseer ook een aantal waterschappen. Daar draai ik nu mee in een opleidingstraject met 160 mensen. Ik wil deze applicatie implementeren zodat iedereen er goed mee kan werken en blij is dat ze met dit pakket mogen werken. Ik ben een mensenmens en ik wil gewoon mensen blij maken, daar haal ik energie uit."

'Het loopt toch prima?'

"Ik tel niet af naar mijn pensioen, in tegendeel. Ik vind het leuk wat ik doe en dit project is mijn kindje. Maar omdat ik alles oppak, worden anderen lui. Dat besef ik nu wel."

"Een enkele manager vindt dat het functioneel beheer wel loopt; 'het wordt wel geregeld', denken ze. Maar dat komt alleen omdat ik veel van Functioneel Beheer opvang en ik ben eigenlijk helemaal geen functioneel beheerder. Het begon bij mij steeds meer te knellen, los van mijn pensioen kwam de continuïteit al in gevaar. Bovendien komen er steeds meer waterschappen bij en op een gegeven moment houdt het op. Die bewustwording moest ik overdragen aan de managers."

"Op een gegeven moment moet je natuurlijk zeggen: 'Ik kan niet meer dan wat ik nu doe, het houdt een keer op.' Maar het ligt niet in mijn aard om het interne gevecht aan te gaan." 

Marcel: "Het alternatief is dat Bert alles uit zijn handen laat vallen. Dan schrikken ze wel. Want je kunt niet zomaar ergens verantwoordelijkheid neerleggen. Dat hoor ik wel eens, maar zo werkt het helemaal niet."  

Langzame bewustwording

"Het gros van het management was aanwezig. Marcel heeft hen snel en direct geadresseerd, zodat het niet bij hen kwam in de vorm van een rapport wat dan in een la verdwijnt.

Marcel: "Het verschil met een rapport is dat we nu met elkaar het probleem bekijken. Langzaam komt dan de waarheid naar boven waar iedereen bijzit. Je ziet dat ze zich dan pas realiseren: 'O stik, dit is er aan de hand.' Ik hoef dan niemand aan te spreken, mensen komen zelf tot nieuwe inzichten en vóélen zich verantwoordelijk."

Bert: "Je zegt dan 'Ik zie hier een actie, wie gaat dat doen?' En als ze het nog niet voelden, voelen ze het dan wel. Marcel straalt gewoon senioriteit uit en staat boven de materie. Ik heb dat al zo vaak bij hem gezien, en dat geeft rust in de groep." 

Marcel: "Ik maak tijdens een sessie bijvoorbeeld briefjes met de belangrijkste dingen die moeten gebeuren. Als niemand de verantwoordelijkheid neemt, houd ik het zo vast", Marcel houdt een denkbeeldig briefje tussen duim en wijsvinger hoog boven de grond, "en laat het los. Dan dwarrelt het pijnlijk langzaam naar beneden. De hele groep voelt die pijn, maar ik vind het niet erg, ik laat ze net zo makkelijk alle tien vallen, want het is niet mijn probleem en dat moet het ook niet worden. Voor het op de grond is gevallen pakt bijna altijd iemand het wel op. Letterlijk. En zo niet, dan is dát tenminste duidelijk ” 

Verantwoordelijkheid waar die hoort

"Schuiven van verantwoordelijkheden is een bekend spel in organisaties, net als over grenzen heen gaan. Ik kan daarom lachen en ik speel ermee."

Bert: "Zo leg je het probleem bewust terug bij de organisatie waar het hoort."

Marcel: "Ik heb een rugzak vol methodes. Ter plekke heb ik de cirkel van betrokkenheid eruit gehaald. Daarmee brengen we een hele keten in kaart om te zien waar het probleem met die software beheer zat. Met stijgende verbazing zagen ze voor hun ogen hoe slecht het op orde was bij henzelf. Het was echt een aardverschuiving in de organisatie. 'Mensen, dit kan niet waar zijn!' "

"Ik constateer dan alleen dat het blijkbaar wel waar is en laat het verder bij hen. Het komt overeen met ‘Lean’, maar in plaats van op de muur schrijven, zet ik hen op een stoel in de ruimte en dat geeft nog een sterkere beleving. Zo teken ik ook uit wat ze zeggen. Ik doe niets anders dan visualiseren van het verhaal dat ze vertellen. En dan concludeert men zelf 'dit is écht helemaal niet handig.'

Beweging in verantwoordelijkheid

Bert: "Ik zie nu langzaam beweging komen, mensen pakken het op. Voor mijn vervanging zoeken ze ook al een tweede persoon, omdat Suzanne mijn meer dan fulltime werk niet in 30 uur kan uitvoeren. Sinds de heisessie met Marcel breng ik het steeds weer ter sprake: 'We hebben bepaalde dingen afgesproken. Hoe gaat het nou?'"

"Ik geef nu een training bij het waterschap Rivierenland en nu kan ik zeggen: 'Jongens, ik ben een paar dagen weg, aan het trainen. Jullie zoeken het maar uit.' "

Marcel: "Ik zie wel bewustwording bij Bert en het management. Suzanne pakt al op wat in haar vermogen ligt, een deel van het functioneel beheer dat niet bij Bert hoort wordt weer teruggelegd. Ook hopen ze met de applicatie Topdesk meer inzicht te krijgen in de omvang van het werk: daarin komen alle problemen met het systeem terecht, die nu nog grotendeels in de inbox van Bert komen. Dan wordt het pas echt duidelijk bij de manager van Functioneel Beheer wat er allemaal gebeurt." 

Bert: "Het is nu wel duidelijk dat er iets moet gebeuren en ik zie ook voorzichtige stappen. De betrokkenen nemen langzaam meer verantwoordelijkheid. Ik houd ze scherp. De sessie met Marcel heeft een referentie gegeven waar we samen dingen hebben afgesproken." 

Bert is inmiddels, na zijn pensioen bij RWS, als zelfstandige bij het Ministerie van BZK betrokken bij het programma ‘Aan de Slag met de Omgevingswet’. Bloed kruipt waar het niet gaan kan.