Online. Beter dan live...
Eigenaarschap en verantwoordelijkheid
“Alles wat IenW doet aan duurzaamheidsthema’s zoals water, energie en circulariteit brengen wij in kaart. En het jaarlijkse duurzaamheidsverslag is de belangrijkste rapportage daarover,” zegt Amber Hensema, adviseur duurzaamheidsmonitoring Rijkswaterstaat (RWS). Zij coördineert dat, samen met Bart Veuger, adviseur duurzame bedrijfsvoering ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Marcel heeft hiervoor al een aantal jaren een kick-off verzorgd. Zo ook in het afgelopen coronajaar.
Bart: “Wij coördineren het, samen met RWS, maar de themaeigenaren moeten het schrijven. Omdat het duurzaamheidsverslag niet rechtstreeks van de minister komt is, kostte het wel wat overredingskracht. Marcel moest in de kick-off zorgen dat dat eigenaarschap sterker zou worden, dat thema is vorig jaar ingezet. Ik wilde dat dat aspect echt tot uiting kwam en dat er ook echt inhoudelijk een begin werd gemaakt. Daar heeft Marcel in ieder geval goed op gestuurd, want die boodschap was helder.”
Marcel: “Dat komt niet alleen omdat het een goede bijeenkomst was, maar ook omdat sommige deelnemers al voor de tweede of derde jaar meededen. Het team (+/- 40 mens) is steeds meer volwassen geworden daarin, en verantwoordelijkheden en eigenaarschap zijn steeds helderder geworden.”
De 1,5m set-up in de studio, met de belangrijkste mensen die de deelnemers gaan steunen de komende maanden ‘on stage’
Betrokken en benaderbaar
Amber: “We wilden hen vooral laten nadenken over wat ze in het verslag willen vertellen, wat hun boodschap is. Er hoefde niet al een heel raamwerk uit te komen. Het gaat ook over betrokkenheid. Als iedereen fysiek bij elkaar is dan spreek je elkaar met een lunch of op een borrel achteraf, maar dat is met corona natuurlijk moeilijk. Dus een belangrijk doel was ook om de mensen betrokken te krijgen bij het duurzaamheidsverslag, zodat ze daar ook achter staan en meegaan in het proces.”
Bart: “Ja, en kijk eens hoe betrokken ze zijn!” Hij toont een dik pak papier. “Vorige keer hebben we ingezet op koppels van RWS en IenW om uitvoering en beleid met elkaar te laten kennismaken. Voorheen vroeg ik wel eens aan een IenW-collega: ‘Ken je mensen bij RWS die de uitvoering doen van jouw beleid?’ Nee, die kenden ze niet. Dus daar moet maar eens verandering in komen.”
Marcel: “En dat ze dit samen doen is echt helpend voor deze cultuur en deze organisatie, dat was vroeger wel anders en wordt steeds beter.”
Bart: “Het resultaat van de kick-off, wat Amber al zei, is dat het denkproces op gang is gekomen. Daar kunnen we nu de vruchten van plukken. De mensen begrepen bovendien dat zij in de lead zijn, en niet wij. Maar de allergrootste winst van deze kick-off was dat de themaeigenaren daarna gemakkelijk benaderbaar waren. Niet meer van ‘Daar heb je hem weer’ - het was allemaal bekend en geaccepteerd.”
Amber: “Met de kick-off konden we een gezamenlijke opgave creëren, waar iedereen onderdeel van uitmaakt. Dat creëer je niet alleen via e-mail met een deadline en zeuren: ‘Lever nou eens wat aan.’”
Wat doet een facilitator, wat is de rol van Marcel?
Bart: “Marcel hebben we er primair bij gehaald omdat we goede ervaring met hem hadden en het was prettig werken met Marcel. En toen bleek dat Marcel inmiddels ook online ervaring had, was dat mooi meegenomen.”
Amber: “Marcel had een strak programma: ‘Hier gaan we het over hebben.’ Dat gaf ons vertrouwen. Zonder hem was het rommeliger geweest, hadden de deelnemers veel minder duidelijk gekregen waarom we daar nou zaten en had het minder opgebracht. Het is wel heel veel om zoiets zelf te organiseren, alles te bedenken, met de details bezig te zijn en dan ook nog de contacten met de studio. Marcel wist goed hoe het daar werkt en ontzorgde ons.
Ik heb wel ervaring met dit soort bijeenkomsten in fysieke vorm, maar dan was ik ook inhoudelijk betrokken en dan ga je snel de inhoud in om te discussiëren. Dan verlies je misschien de grote lijnen een beetje.”
Bart: “Marcel kan mensen ook goed op hun gemak stellen en bevestigen in hun rol, waardoor er ook gemakkelijk een conversatie ontstaat. Als facilitator brengt hij verbinding tot stand.”
Marcel: “Om te zorgen dat de deelnemers hun verantwoordelijkheid zouden nemen over de inhoud van de tekst, hebben we Bart, Amber, de opdrachtgever Michiel, de mensen van de communicatie én de accountants die assurance gaan leveren, allemaal in een hulprol gezet. Zij hebben verteld hoe ze hen zou helpen en waarvoor ze bij hen terecht konden. Daardoor gesteund lag het voor de hand dat de deelnemers de lead zouden nemen en aan de slag gingen. En dat is mooi congruent aan de rollen in werkelijkheid.
De ruimte om het Talkshow podium was ingericht als ‘war-room’ (1,5m) waar coördinatoren en communicatieadviseurs de 40 deelnemers konden ondersteunen in hun online schrijfproces op de Padlet
Voorbereiding kick-off
Amber: “Eigenlijk hadden we een heel goed moment bij de intake. Toen kwam Marcel met de vraag: ‘Maar wat wil je eigenlijk bereiken met deze kick-off?’ Hij heeft ons goed geholpen om de vraag duidelijk te krijgen. Anders kies je te snel misschien voor een ‘standaard progamma’ Ook gaf hij duidelijk aan wat hij van ons verwachtte. We moesten bijvoorbeeld iedereen alvast een ‘Padlet’ (een online samenwerkingstool, een soort flip-over waar je post-it’s op kan plakken) toesturen en zorgen dat ze die gingen bekijken en van te voren invullen.”
Bart: “Zo werd het een goed programma met een introductie met algemene vragen en de rol daarin van de opdrachtgever, onze directeur Michel Bouten.”
Marcel: “In de voorbereiding moeten dus al veertig mensen over hun writer’s block heen geholpen worden. Zij kregen de Padlet tien dagen van tevoren en door de inspanningen van Amber en Bart waren er al wat mensen bezig om het in te vullen. Want het had nooit gewerkt als er niets zou staan en ik een sessie had moeten beginnen met een groot leeg scherm met vijftien lege kolommen. Iedere themaeigenaar die maar even op de Padlet keek dacht: ‘O stik, dit moeten we allemaal zélf gaan invullen.’ En dat was precies de bedoeling. Zo kwam die hele groep van veertig al in een rijdende trein.”
De “Padlet’ nog vóór de ‘writers block’ was overwonnen…
Amber: “Het jaar daarvoor deden we dat allemaal pas ter plekke. Maar online konden we niet een sessie houden van een paar uur, dan waren we die aandacht kwijtgeraakt. Daarom was de Padlet ook een mooie oplossing. Ze moeten wat voorwerk doen, dan nog wat tijdens de sessie en daarna ook nog wat: dat maakte het behapbaar.”
Een proces van jaren
Bart: “Daar hebben we vooraf al vrij veel aan gedaan. Met bijvoorbeeld een training over transparante verslaglegging, bijpraatmomenten, formats en noem maar op.”
Amber: In september hebben we al gesprekken gevoerd en de kick-off aangekondigd met de opdracht: ‘Denk alvast na over wat je in dat verslag wilt.’ Daarna heb ik een training over transparante verslaglegging georganiseerd, waarin we de Padlet hebben aangekondigd, met de boodschap: ‘Reserveer alvast tijd.’ Daarna hebben we de mensen ook nog nagebeld: ‘Lukt het om op de Padlet te komen? We kunnen je nog helpen.’ Het ging om de persoonlijke benadering, want we hebben geen hiërarchische lijn. De kick-off was de afsluiting van dat voortraject.”
Bart: “En we hebben het duurzaamheidsverslag ook steeds verkocht als mogelijkheid om ieders onderwerp in de in de spotlight te krijgen en hen een podium te bieden. Ze zien ook dat het naar de Tweede Kamer gaat, een staatssecretaris af en toe een vraag stelt en dat er feedback uit de media komt. Er is zelfs vorig jaar in Binnenlands Bestuur een artikel over gepubliceerd.”
Amber: “Inderdaad. Ik wil Marcel best wat credits geven, maar het is een proces van jaren.”
Marcel: “Dat zijn signalen van een team dat in de performance stage is gekomen en waar de teamloyaliteit goed is geïntegreerd met ieders individuele loyaliteit. Dus ze hebben er allemaal zelf wat aan om mee te werken. Er komt een mooi verslag en ze kunnen zelf lekker ook even op een voetstuk staan.”
Online groter bereik
Bart: “Voor het verslag van 2018 hadden we een presentatie, ook met Marcel als moderator, met een soort De Wereld Draait Door-sessie om het duurzaamheidsverslag aan te bieden. Daar hadden we veel energie in gestopt met interviews, sprekers en allemaal foto's op billboards - dat was superleuk. Maar er waren hooguit zeventig mensen. De tweede keer deden we dat vanwege Corona online, en hup, er waren honderdvijftig mensen online - ruim twee keer zo veel.
Ook voor de toekomst zou ik kiezen voor een online sessie of een hybride combinatie van online en offline, omdat het dan voor iedereen benaderbaar is, ook mensen uit Groningen of Limburg. RWS zit in het hele land. Het blijkt dat mensen dan altijd wel een uurtje vrij maken.”
Marcel: “Ik zie ook niet dat de live kick-off in 2019 meer impact had dan die online in 2020. Met bovendien een veel lagere CO2-uitstoot. Ik zou eerder zeggen dat het online nog nét iets beter uitpakte, deels verklaarbaar door de ‘maturity’ van het team. Maar online was hier gewoon beter dan live.”
Doen
Ben je benieuwd of jouw voorgenomen event ook béter dan live zou kunnen? Je kunt altijd even bellen of op andere wijze contact opnemen.