Arjen Kapteijns: Hoe krijg je de plannen van het papier af?

Talkshow ‘Het Rijk gaat Anders Reizen’

“Een jaar na het ondertekenmoment van de Coalitie Anders Reizen waren de plannen van het Rijk grotendeels af en gingen ze in uitvoering. Dat wilden we markeren met een evenement. Gaandeweg is de doelstelling opgeschoven naar het op de agenda houden van het onderwerp - departementen enthousiast maken, betrokkenen informeren en energie stoppen in dit traject. Daar hebben we best even mee geworsteld: hoe gaan we dat nou doen, online?”

Aan het woord is Arjen Kapteijns, projectleider Anders Reizen voor het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), om samen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) voor de gehele Rijksoverheid hier invulling aan te geven. 

Halvering van de uitstoot

Het Rijk heeft zich in die coalitie met ruim zestig andere grote organisaties gecommitteerd aan een halvering van hun CO2-uitstoot ten opzichte van die in 2016, gerelateerd aan zakelijke mobiliteit. Dat is in oktober 2019 gemarkeerd met een ondertekenmoment, waarbij ook een aantal secretarissen-generaal aanwezig waren.

Arjen: “Het Rijk geef invulling aan de ambitie van Anders Reizen langs twee sporen: één gericht op algemene afspraken die we Rijksbreed maken, vaak ook gerelateerd aan arbeidsvoorwaarden. Het andere loopt via de departementen zelf: ieder ministerie maakt een eigen plan van aanpak.” 

De plannen van het papier af

Om de volgende fase van de uitvoering te markeren, departementen enthousiast te maken, betrokkenen te informeren en energie voor het traject te creëren, bedachten Arjen en zijn team met Marcel Collignon een talkshow. Marcel: “Je noemde dat: de plannen van het papier af krijgen.”

Arjen: “Met het event wilden we laten zien dat we concrete stappen gezet hebben en welke we nog moesten zetten. Normaal gesproken zouden we daar een fysiek evenement voor organiseren, maar vanwege corona kozen we voor een talkshow. Het had overigens alles in zich van een tv-uitzending, omdat we op het ministerie een echte studio gebouwd hebben.” 

Hoog over en inhoudelijk

Arjen: “In het eerste onderdeel wilden we hoog-over laten zien dat dit een relevant onderwerp is dat veel kansen biedt. Hoe creëren we de balans tussen thuiswerken en naar kantoor gaan? Hoe gaat het dat er straks, na corona, uitzien? Hiervoor hebben we prinses Laurentien van Oranje uitgenodigd en onze secretaris-generaal Jan Hendrik Dronkers.”

“In het tweede deel wilden we inhoudelijk ingaan op de belangrijkste knoppen waar je aan kunt draaien. Waar loop je tegenaan als mensen meer gaan thuiswerken? Hoe krijgen we meer mensen op de fiets en hoe kunnen we het vliegen beperken?”  

Inhoud en proces

“We kwamen er al snel achter dat er nog veel meer bij komt kijken. Hoe verhielden de programmaonderdelen zich inhoudelijk tot elkaar? En wat wilden we nou precies in dat uur overbrengen? Marcels kracht is dat hij inhoud en proces aan elkaar knoopt. Daarnaast kent hij de wereld van duurzame bedrijfsvoering goed.”

“Voor mij was het fijn om in Marcel een inhoudelijke en strategische sparringpartner te hebben en ook de uitvoering moest het wel allemaal tot op de minuut kloppen. Alle mensen moesten precies weten welke rol ze hadden, wat er van hen verwacht werd en daar gingen de coronaregels nog eens overheen. Dat stelde hoge eisen aan het draaiboek, het script en de voorbereiding, zeker als je een prinses hebt uitgenodigd. Ook de invulling van het panelgesprek, het meer inhoudelijke deel, was lastig. Wat voor persoon zochten we daarbij? En wat wilden we dat de kernboodschap werd?”

Voorbereiding

“Het succes zat allemaal in de voorbereiding. We hebben vooraf een uur een call gehad met alle ‘tafelgasten’. Iedereen werd zo in het verhaal meegenomen. Dat was een goede investering. Marcel kon in zijn vragen bijvoorbeeld refereren naar de elementen uit het voorgesprek.”

Marcel: “Het is goed dat Arjen daarbij was, niet elke opdrachtgever doet dat. In de voorgesprekken hebben we namelijk best even stevig geknokt over doel en boodschap. In de uitzending hadden we daardoor al zoveel common ground, dat we veel beter konden improviseren. Daardoor was het helemaal geen punt om iemand even terug te sturen naar het onderwerp, want we hadden het onderlinge vertrouwen al in het voortraject georganiseerd, dus dan gaat het ‘live’ eigenlijk vanzelf goed.”

Levendig

Arjen: “Als je een uur lang ambtelijke deskundigen hun verhaal laat doen, is dat niet heel levendig. Dat hebben we ondervangen, en dat komt echt uit de koker van Marcel, door er iemand van buiten bij te zetten met voorbeelden uit het bedrijfsleven om mensen uit te dagen: kijk eens, dit doet PWC, waarom doen jullie dat niet?” 

Marcel: “Ik vind het belangrijk dat we met elkaar een congruent verhaal maken. In het challenge-debat gaf de directeur van de coalitie, Hugo Houppermans, pitches van één minuut met leuke initiatieven van andere bedrijven uit de coalitie. Vervolgens stelde hij kritische vragen aan Arjens drie collega’s, ‘fiets’, ‘vliegtuig’ en ‘thuiswerken’, die ook allemaal hun 1 minuut pitch hadden. Hun rollen in de werkelijkheid, werden aan tafel mooi in het klein uitgespeeld.” 

Klimaatverandering is echt en is nu

Arjen: “Als Rijksoverheid hebben we een voorbeeldfunctie. Dus als je je ergens aan committeert, moet je dat ook handen en voeten geven. Het gaat ook wel echt ergens over: klimaatverandering is echt en is nu. Bovendien zijn het grote getallen: 120.000 medewerkers die zakelijk reizen en daarmee 200 kiloton CO2 uitstoten. Maar verduurzaming van de bedrijfsvoering is niet automatisch top of mind, dus we moeten er echt aan trekken om het urgentie te geven. Met deze talkshow gaven we mensen energie en hebben ze gezien: ja, we kunnen echt verschil maken. Bovendien is het hartstikke actueel en leuk.”

Marcel: “De noodzaak van deze bijeenkomst was ook legitimatie van bovenaf. Dat prinses Laurentien van Oranje, Secretaris-Generaal Jan Hendrik Dronkers, en de coalitiedirecteur benadrukten: ‘Anders Reizen en anders werken is hartstikke belangrijk en we gaan het allemaal doen.’ Dat geeft een koers aan.” 

Waar hebben we het nog over?

“Door corona zou je haast denken: waar hebben we het nog over? Er reist nu geen hond, dus laat dat hele plan maar zitten. Dat hebben we in de talkshow verwerkt met een jaar oude promofilmpjes van drie secretarissen generaal van I&W BZK en EZK, over elektrische auto's en op de fiets naar het werk gaan. Daarna konden de deelnemers erop reageren: moet je kijken wat er gebeurd is, ‘Wij gaan meer met videobellen werken om de mobiliteit naar beneden te brengen.’ Het is bijna hilarisch als je dat na een jaar corona weer terugziet.”

Interactief

Arjen: “Voor het belangrijke contact met de 150 deelnemers was ik zelf de chat-moderator. Na elk onderdeel hadden Marcel en ik even oogcontact en dan was er ruimte om een vraag uit de chat in te brengen. Dat maakte het interactief, zodat ze niet alleen maar naar het scherm keken.”
Een paar mensen vroegen zich bijvoorbeeld af: als iedereen op woensdag en vrijdag gaat thuiswerken, zitten de kantoren op de andere dagen nog steeds vol. Dat was goed om op tafel te hebben. Door die chat ontstond soms een heel nieuw gesprek. Mooi om de krenten uit de chat-pap te halen en zo op tafel te gooien.”

Resultaat 

Arjen: “Alle doelen van dit event zijn bereikt en ik heb veel positieve feedback gekregen. Er hebben zo’n honderdvijftig mensen deelgenomen. Nog veel meer mensen hebben de video gezien en ervan gehoord. Twee dagen later had ik een overleg met alle interdepartementale projectleiders. Ik hoefde niemand meer uit te leggen waar het over gaat en dat het belangrijk is. En het helpt ook dat ik bij het overleg met de P&O-directeuren van de ministeries kon refereren aan een uitspraak van prinses Laurentien. Ik weet zeker dat we positieve energie hebben gegenereerd rond het hoofddoel: duurzaamheid op de agenda zetten.”

Wil jij ook je plannen van het papier afhalen?

Als je wilt sparren hoe je jouw programmadoelen ook online kunt blijven bereiken, dan kun je dat nu meteen al doen.