Ivo Bonajo: Hoe kom je snel in de actiestand?

Ivo Bonajo heeft als programmamanager vanaf het begin leiding gegeven aan het Programma Duurzame Bedrijfsvoering zoals dat tot begin 2020 heeft bestaan. Sinds 17’ is hij daarbij geholpen door Marcel Collignon en andere collega’s van Sustainable Change.

Hoe kom je snel in de actiestand? Leren door te doen

Hoe kun je een programma Duurzaamheid implementeren voor een enorme organisatie als de Rijksoverheid? En hoe kom je snel in de actiestand? Ivo Bonajo is programmamanager van het interdepartementale Programma Versnelling Duurzame Bedrijfsvoering van het Rijk:  ‘De overheid vraagt duurzaamheid van de samenleving en wil daarin het goede voorbeeld te geven’. 

Verrassend

Het programma begon met doelen stellen en richting geven. Verrassend genoeg waren er al heel veel doelen, die we in uiteenlopende stukken vonden, soms in een bijzin of een inleiding van een kamerbrief. Alle doelen hebben we boven water getild en bij elkaar gezet in een overzicht. Nu kan iedereen zien welke richting we op moeten. Daarnaast geven we inzicht in de voortgang en brengen we initiatieven samen.
Het Rijk heeft inmiddels al 40% energie bespaard, terwijl het doel is om in 2020 25% te besparen. Aan de andere kant hebben we nog maar 3% elektrische auto's, terwijl we ook daar 20% willen bereiken in 2020. Door het zichtbaar te maken, prikkelen we ministeries om in actie te komen.  

Verduurzaming is van iedereen

Als programmamanager wil ik geen programma vanuit een control tower sturen alsof ik al die honderdduizenden ambtenaren en ministers onder de knop heb. We willen aanjagen waar nodig, maar niet alles naar ons toe trekken.
De projectleider verduurzaming ICT zit dus bij ICT, de verduurzaming vastgoed zit bij het Rijksvastgoedbedrijf en de verduurzaming inkoop zit bij Inkoop en de opdrachtgevers. Die werken allemaal aan de verduurzaming van het Rijk en dáár gaat het om. 

Wij brengen iedereen bij elkaar en maken er een netwerk van. We helpen als ze vastlopen in besluitvormingslijnen, we ondersteunen met middelen en capaciteit en we verzorgen de communicatie. Daarmee maken we het programma veel groter dan we hadden kunnen doen als we het in tien duurzaamheidsprojecten hadden gestopt, want nu werkt iedereen eraan. 
Nu laten we de verantwoordelijkheid waar die hoort: in de lijn. Wij kiezen ervoor meteen om meteen massa te creëren met bijvoorbeeld twaalf miljoen vierkante kilometer vloeroppervlak!

We vragen ons telkens af: ‘Waar kunnen we bij helpen?’

Het programma heeft vooral een steunende, olievlekwerkende rol met een agile-achtige aanpak. We luisteren naar wat iedereen nodig heeft en dan gaan we helpen. We vragen 'Waar loop je tegenaan?', 'Waar heb je last van?' en 'Waar kun je hulp bij gebruiken?'
Ik constateer dat Catering bijvoorbeeld middelen nodig heeft voor onderzoek naar de CO2-uitstoot van de catering. Vanuit het programma zie ik de kans, vraag categoriemanagers voorstellen voor het onderzoek en breng die bij elkaar. Met de Klimaatenvelop bieden we ze de middelen.

Marcels aanpak

Marcel Collignon maakt geen plannen en onderzoeksrapporten maar laat je denken: 'Wat heeft de ander nodig?'. Met veel aandacht voor de menselijke kant. Hij heeft mij bij dit programma ondersteund zodat ik snel aan de slag kon om een netwerk te bouwen. 

In je eigen team kun je heel lang praten over bijvoorbeeld een voorgangsnota van het programma. Dan bespreek je twee vergaderingen lang met elkaar wat er in die nota moet en in vergadering 3 besluit je echt te gaan schrijven. Marcel zegt dan: 'Kun je ook meteen gaan schrijven en al doende de discussiepunten die je tegenkomt uitpraten?' Dan is meteen concreet zichtbaar waar je over praat en ga je het ook meteen doen. Dan lukt het veel sneller om je verhaal rond te krijgen. 

Het helpt dat Marcel ervaring heeft met zowel duurzaamheid als met consultancy en processen. Hij kan snel schakelen en snapt het vraagstuk, maar hij zal niet adviseren wat we inhoudelijk moeten doen. Dat moeten de mensen zelf doen. Marcel geeft structuur in zijn begeleiding van het team met een agile-achtige methodiek die ons helpt om het zelf snel in de vingers te krijgen. Zo maken we snel meters.

Daarnaast faciliteert hij verschillende netwerkbijeenkomsten en ondersteunt ons in de voorbereiding daarvan. Zijn rol past dus heel goed bij mijn aanpak van het programmamanagement."