Wat is het verschil tussen een dagvoorzitter en een facilitator?

Klinkt als het begin van een flauwe mop. Maar met enige regelmaat krijg ik vragen of ik als dagvoorzitter op een groot congres wil optreden. Van iemand die me eerder aan het werk zag, of via-via mijn naam doorkreeg.
Als ik dan bespreek wat nodig is, dan blijken de verwachtingen over de rol van een dagvoorzitter, moderator, gespreksleider of wat dan ook, nogal uiteen te lopen. Ik kom na een aantal (leerzame) gesprekken op het volgende: 

De dagvoorzitter ‘in the spotlight’, de facilitator in de coulissen…

Een ding is mij duidelijk, de meeste mensen die zich dagvoorzitter noemen en zo ‘optreden’ hebben de status van (bijna) Bekende Nederlander bereikt. Door een carrière in de openbaarheid, TV-status of anderszins. Een goede reden om die te kiezen is dan ook het wervende effect op de deelnemers (zeker in de commerciële congressen, waar genoeg geld in omgaat).
Het tarief is daar ook naar. Stiekum denk ik dan een relatie te zien tussen de grootte van het ego en de hoogte van het tarief van zo’n Bekende Nederlander. En hoe ik ook aan de weg timmer als facilitator, nee, BN-er ben ik niet. Dat effect heeft de naam Collignon niet.

En dat is wat mij betreft prima, want als facilitator vind ik ook dat het dat effect ook niet zou moeten hebben. Naar mijn idee, gaat een facilitator niet op een congres staan om de show te stelen, maar om zijn opdrachtgever, de initiators of de deelnemers zélf hun éigen show te laten stelen. Een facilitator heeft een bescheiden inbreng, ook op het podium. Figuurlijk hoor je meer in de coulissen…

Een dagvoorzitter neemt het over, een facilitator steunt jou om je tot je publiek te verhouden… 

Als je zelf als organisator / opdrachtgever van een congres zoekend bent naar een nieuwe of andere relatie met het publiek, met je stakeholders, sectorgenoten, is het niet zomaar een voordeel om dat contact uit handen te geven. Veilig is dat voor die dag weer wel. Je kunt geheel vertrouwen op de professionals om het voor je te regelen. Maar je haalt jezelf daarmee (onbewust of onbedoeld) wel uit de vergelijking. 

Als facilitator zou ik dat niet willen doen. Ik zou met jou als opdrachtgever het gesprek aangaan  hoe jij je wil verhouden tot je stakeholders, tot je publiek. Of wie uit jouw organisatie (sector/keten) zich willen verhouden tot de deelnemers en hoe we dan die relaties in de dag vorm moeten geven. Ik zou je daarin steunen en begeleiden en zorgen dat al die mensen die op een podium moeten staan, zich daar senang bij voelen. 

Jij moet een dagvoorzitter voeden, een facilitator moet jou voeden.

Deels een gevolg van de tariefstelling, een dagvoorzitter moet voor het congres kort en goed door jou als opdrachtgever worden ‘gebrieft’. Bijvoorbeeld over wat wél en juist niet te zeggen, welke accenten, welke taboes, welke anekdotes etc relevant zijn. Ze hebben daarin niet heel veel nodig, gezien omvangrijke ervaring en competenties kunnen ze er altijd ‘een mooi verhaal’ van maken. 

Een facilitator zal weer meer ruimte willen in de voorbereiding, om jou als opdrachtgever te bevragen wat je precies wilt bereiken, welke doelgroepen er moeten zijn, welke tastbare en ontastbare resultaten. In die voorbereiding groeien opdrachtgever (en andere initators) in hun rol, en in de manier waarop ze in de organisatie/keten/sector zich verhouden tot anderen. Eigenlijk wordt een deel van wat je met het congres wilt bereiken, al tijdens die voorbereiding gerealiseerd, nog voor het congres is gehouden. Als de voorbereiding goed loopt, kan de uitvoering op het congres zelf eigenlijk niet meer fout gaan. 

In welke situatie kies je voor de een, en wanneer voor de ander…

Mijn ervaring met grote commerciële congressen is beperkt, maar mijn beeld is dat de échte BN-ers als dagvoorzitter vooral in hun element zijn op dergelijke congressen. Met toegangsprijzen van 1000 EUR of meer, moet je als opdrachtgever zorgen dat de tent vol zit, en de ontwikkeling van het onderlinge contact of verhoudingen is minder (of helemaal niet) een doelstelling.

Met werkcongressen, (grote evenementen in een organisatie, in een keten van organisaties of sectoren) ligt dat anders. Omdat alle beoogde deelnemers meer een belang hebben bij de inhoud, consequenties die daaruit komen voor hen, is die ontwikkeling van verhoudingen juist wel van belang. En de toegangsprijzen (als die er al zijn) hebben geen of minder winstoogmerk. Hier is werving juist niet zo’n issue. 
Des te meer ruimte om aandacht te geven aan een goed ontwerp van de dag en een goed programma. Aan iets dat recht doet aan wat er in de organisatie/keten/sector zou moeten gebeuren. Als onderdeel van een transformatieproces, of veranderagenda.  

Bij een volgende gelegenheid hoop ik dat je als opdrachtgever bewust overweegt of je een BN-er op het podium wil hebben, of een steunende facilitator naast je in de coulissen…